Huis voor democratie en rechtsstaat

Reiskostenregeling

Een groep mensen stapt in een blauw-gele trein

Om het voor alle scholen in het voortgezet onderwijs mogelijk te maken met de leerlingen het parlement te bezoeken, krijgen deze scholen met ingang van het schooljaar 2019-2020 een tegemoetkoming in de reiskosten.

Er is gekozen voor een reiskostenregeling, zodat middelbare scholen in de gelegenheid blijven het vervoer naar eigen inzicht te organiseren (per bus of openbaar vervoer). Deze scholen blijven dus zelf verantwoordelijk voor het organiseren van het vervoer. Hiermee behouden ze de mogelijkheid om zelf te bepalen welke wijze van vervoer voor hen het beste is.

Vanaf medio september 2019 kunnen scholen die in aanmerking komen voor de reiskostenregeling hun aanvraag voor de tegemoetkoming doen bij ProDemos. De regeling wordt gefinancierd vanuit een subsidie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Voorwaarden

  • De reiskostenregeling geldt uitsluitend voor scholen voor voortgezet onderwijs in Nederland. Dus scholen in het voortgezet speciaal onderwijs, praktijkonderwijs, vmbo, havo en vwo komen in aanmerking voor de tegemoetkoming in de reiskosten.
  • De regeling geldt uitsluitend voor groepsvervoer. Onder groepsvervoer verstaan wij vervoer per trein of ingehuurde bus vanaf 15 reizigers.
    (Scholen die door bijzondere omstandigheden alleen met kleinere groepen kunnen deelnemen aan een educatief programma en toch in aanmerking willen komen voor reiskostenvergoeding, kunnen hierover contact opnemen met ProDemos om de mogelijkheden te onderzoeken. Neem hiervoor contact op met de Bezoekersdienst (070 – 757 02 00 / planningbinnenhof@prodemos.nl).
  • Voor de reiskostenregeling geldt een minimumafstand. De minimumafstand om in aanmerking te komen is 15 kilometer, gebaseerd op de afstand tussen de schoollocatie en ProDemos, volgens de kortste route (in kilometers / enkele reis) .
  • De vergoeding wordt uitsluitend uitbetaald aan scholen die één van de educatieve programma’s van ProDemos hebben gevolgd in Den Haag.
  • De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten voor groepsvervoer.
  • De aanvraag kan uiterlijk een maand (dertig dagen) na het bezoek aan ProDemos worden ingediend.
  • Bij declaratie van busvervoer dient een factuur te worden meegestuurd. Offertes en orderbevestigingen worden niet in behandeling genomen.
  • Bij treinvervoer dienen de groepstickets te worden ingezonden. Losse treintickets worden niet vergoed.
    LET OP: Er kan bij de NS alleen tijdens daluren op groepstickets gereisd worden

De reiskostenregeling kan tussentijds gewijzigd worden. Wijzigingen worden drie maanden voorafgaand aan de nieuwe regeling op de website van ProDemos. Scholen die al een programma geboekt hebben, worden uiterlijk twee weken voordat de periode dat kosteloos kan worden geannuleerd ingaat, hierover geïnformeerd.

Vergoedingen

Bij de bepaling van de vergoedingstarieven is rekening gehouden met de kosten van het vervoer van en naar ProDemos (retour). De berekening wordt echter gemaakt op basis van de afstand tussen de school en ProDemos enkele reis (in kilometers, volgens de kortste route). ProDemos geeft geen garantie dat de vergoeding volledig dekkend is voor de gemaakte kosten. Die kosten zijn namelijk afhankelijk van bijvoorbeeld het gekozen vervoersbedrijf of de totale duur van het verblijf.

  • Het bedrag wordt gebaseerd op het aantal leerlingen dat daadwerkelijk bij ProDemos is geweest, niet het aantal leerlingen dat van tevoren is opgegeven in het reserveringssysteem.
  • De vergoeding is nooit hoger dan de gemaakte kosten.
  • De vergoeding is per groep van 15 tot 50 leerlingen. Daarboven wordt de vergoeding per 50 leerlingen verhoogd. Dus kom je met 75 leerlingen, dan heb je recht op twee keer de vergoeding.
  • Voor de reiskostenregeling geldt een maximumtarief. Hierbij hanteren we een vergoedingsbedrag gebaseerd op het aantal  kilometers vanaf het adres van de vestiging van de school tot aan ProDemos, volgens de kortste route. Zie onderstaande tabel:
Afstand tussen schoollocatie en ProDemos
(in kilometers / enkele reis)
Maximale vergoeding
per 50 reizigers
(vanaf 15 deelnemers)
< 15 0
15 < 50 € 290
50 < 100 € 340
100 < 150 € 490
> 150 € 640

Aanvragen

  • Docenten kunnen via het online reserveringssysteem de aanvraag van de reiskostenvergoeding indienen.
  • Dit kan vanaf een dag ná het bezoek aan ProDemos.
  • Het reserveringsysteem berekent de maximale vergoeding conform bovenstaand overzicht op basis van het aantal leerlingen dat daadwerkelijk het programma heeft bezocht en de afstand tussen de schoollocatie en ProDemos, volgens de kortste route (in kilometers / enkele reis).
  • Daarbij zal de berekende vergoeding nooit het factuurbedrag overschrijden.
  • De aanvraag wordt alleen in behandeling genomen op basis van de originele factuur van de vervoersmaatschappij. Deze moet digitaal geüpload worden.
  • Het uploaden van een scan of foto van de originele factuur of groepstickets volstaat. Vraag dus een digitale factuur (pdf) aan bij de vervoerder of maak zelf een scan of foto van de factuur of groepstickets.
  • De vergoeding wordt alleen overgemaakt naar een bankrekening op naam van de desbetreffende school.
  • Via het reserveringssysteem kunnen de docenten ook een unieke aanvraaglink ontvangen om door te sturen naar de financiële administratie van de school, zodat deze de aanvraag kan indienen.

>> Reiskostenregeling versie 1 januari 2020 <<