Reiskostenregeling

Om het voor zoveel mogelijk leerlingen mogelijk te maken politiek Den Haag te bezoeken, kunnen middelbare scholen in aanmerking komen voor een tegemoetkoming in de reiskosten. Hieronder lees je meer over deze reiskostenregeling.

Voorwaarden

• De reiskostenregeling geldt uitsluitend voor scholen voor voortgezet onderwijs in Nederland. Dus scholen in het voortgezet speciaal onderwijs, praktijkonderwijs, vmbo, havo en vwo komen in aanmerking voor de tegemoetkoming in de reiskosten.
• De regeling geldt uitsluitend voor groepsvervoer. Onder groepsvervoer verstaan wij vervoer per trein of ingehuurde bus vanaf 10 leerlingen. Voor het OV mag er zowel gebruik worden gemaakt van groepstickets (aanbevolen) als van losse tickets.
  NB Scholen die door bijzondere omstandigheden met een groep kleiner dan 10 leerlingen naar Den Haag komen, vaak het geval bij vso-klassen en klassen uit het praktijkonderwijs, komen ook in aanmerking voor de reiskostenregeling. Neem voor vragen contact op met de afdeling Publiek via reiskosten@prodemos.nl.
• Voor de reiskostenregeling geldt een minimumafstand. De minimumafstand om in aanmerking te komen is 15 kilometer, gebaseerd op de afstand tussen de schoollocatie en ProDemos, volgens de kortste route (in kilometers / enkele reis).
• De tegemoetkoming wordt uitsluitend uitbetaald aan scholen die één van de educatieve programma’s van ProDemos hebben gevolgd in Den Haag.
• De aanvraag kan tot uiterlijk een maand (dertig dagen) na het bezoek aan ProDemos worden ingediend.
• Bij declaratie van busvervoer dient een factuur te worden meegestuurd. Offertes en orderbevestigingen worden niet in behandeling genomen.
• Bij de declaratie van openbaar vervoer dient een foto/screenshot van minstens één geldig vervoersbewijs te worden geüpload. Het is belangrijk dat op dit vervoersbewijs ook een reisdatum en prijs vermeld staan.
  • LET OP: Bij sommige vervoerders (bijv. NS) kan er alleen tijdens daluren gereisd worden met groepstickets. Wil je reizen tijdens de spits? Koop dan losse kaartjes.

Berekening tegemoetkoming

De reiskostenregeling van ProDemos betreft een tegemoetkoming en niet een volledige vergoeding van de reiskosten. Bij de bepaling van de tegemoetkomingstarieven is rekening gehouden met de kosten van het vervoer van en naar ProDemos (retour). De berekening wordt echter gemaakt op basis van de afstand tussen de school en ProDemos (enkele reis in kilometers, volgens de kortste route). ProDemos geeft geen garantie dat de tegemoetkoming volledig dekkend is voor de gemaakte kosten. Die kosten zijn namelijk afhankelijk van bijvoorbeeld het gekozen vervoersbedrijf of de totale duur van het verblijf. De tegemoetkoming kan dus lager uitvallen dan de gemaakte kosten.

• Het bedrag wordt gebaseerd op het aantal leerlingen dat daadwerkelijk bij ProDemos is geweest en het gehele programma heeft gevolgd, niet het aantal leerlingen dat van tevoren is opgegeven in het reserveringssysteem.
• De tegemoetkoming is nooit hoger dan de gemaakte kosten.
• De tegemoetkoming is per groep van 10 tot 50 leerlingen. Daarboven wordt de tegemoetkoming per 50 leerlingen verhoogd. Dus kom je met 75 leerlingen, dan heb je recht op twee keer de tegemoetkoming.
• Voor de reiskostenregeling geldt een maximumtarief. Hierbij hanteren we een tegemoetkomingsbedrag gebaseerd op het aantal kilometers vanaf het adres van de vestiging van de school tot aan ProDemos, volgens de kortste route.

LET OP: per 1 januari 2025 verandert de reiskostenregeling om de tegemoetkoming beter te verdelen over scholen uit verschillende delen uit het land, gebaseerd op de af te leggen reisafstand en de reiskosten per leerling. De uitvoeringsdatum van je programma is leidend bij de reiskostenregeling. Kijk dus goed welk van de twee tabellen van toepassing is op jouw programma.

Aanvragen

• Docenten kunnen via het online reserveringssysteem de aanvraag voor de reiskostentegemoetkoming indienen.
• De tegemoetkoming is vanaf één dag na het bezoek aan ProDemos aan te vragen.
• Het reserveringssysteem berekent de maximale tegemoetkoming conform bovenstaand overzicht op basis van het aantal leerlingen dat daadwerkelijk het programma heeft gevolgd en de afstand tussen de schoollocatie en ProDemos, volgens de kortste route (in kilometers / enkele reis).
• De berekende tegemoetkoming zal nooit het factuurbedrag overschrijden.
• Busvervoer: de aanvraag wordt alleen in behandeling genomen op basis van de originele factuur van de vervoersmaatschappij. Deze moet digitaal geüpload worden. Een scan of foto van de originele factuur volstaat. Vraag dus een digitale factuur (pdf) aan bij de vervoerder of maak zelf een scan of foto van de factuur.
• Openbaar vervoer: Bij de declaratie van openbaar vervoer dient een foto/screenshot van minstens één geldig vervoersbewijs te worden geüpload. Gaat het om een dal en vol tarief enkele reis, dan graag één geldig vervoersbewijs te uploaden van elke reis. Het is belangrijk dat op dit vervoersbewijs ook een reisdatum en prijs vermeld staan.
• De vergoeding wordt alleen overgemaakt naar een bankrekening op naam van de desbetreffende school.
• Via het reserveringssysteem kunnen de docenten ook een unieke aanvraaglink ontvangen om door te sturen naar de financiële administratie van de school, zodat deze de aanvraag kan indienen

>> Reiskostenregeling versie 3 september 2024 <<