Huis voor democratie en rechtsstaat

Reiskostenregeling

Een groep mensen stapt in een blauw-gele trein

Om het voor zoveel mogelijk leerlingen mogelijk te maken politiek Den Haag te bezoeken, kunnen middelbare scholen in aanmerking komen voor een tegemoetkoming in de reiskosten. Hieronder lees je meer over deze reiskostenregeling.

Voorwaarden

  • De reiskostenregeling geldt uitsluitend voor scholen voor voortgezet onderwijs in Nederland. Dus scholen in het voortgezet speciaal onderwijs, praktijkonderwijs, vmbo, havo en vwo komen in aanmerking voor de tegemoetkoming in de reiskosten.
  • De regeling geldt uitsluitend voor groepsvervoer. Onder groepsvervoer verstaan wij vervoer per trein of ingehuurde bus vanaf 10 reizigers. Voor het OV mag er zowel gebruik worden gemaakt van groepstickets (aanbevolen) als van losse tickets.
    NB Scholen die door bijzondere omstandigheden met een kleinere groep naar Den Haag komen kunnen contact over de reiskostenregeling opnemen met ProDemos om de mogelijkheden te onderzoeken. Neem hiervoor contact op met de afdeling Publiek via reiskosten@prodemos.nl.
  • Voor de reiskostenregeling geldt een minimumafstand. De minimumafstand om in aanmerking te komen is 15 kilometer, gebaseerd op de afstand tussen de schoollocatie en ProDemos, volgens de kortste route (in kilometers / enkele reis).
  • De tegemoetkoming wordt uitsluitend uitbetaald aan scholen die één van de educatieve programma’s van ProDemos hebben gevolgd in Den Haag.
  • De aanvraag kan tot uiterlijk een maand (dertig dagen) na het bezoek aan ProDemos worden ingediend.
  • Bij declaratie van busvervoer dient een factuur te worden meegestuurd. Offertes en orderbevestigingen worden niet in behandeling genomen.
  • Bij declaratie van openbaar vervoer dient een factuur te worden meegestuurd. Mocht dit niet mogelijk zijn, omdat je bijvoorbeeld tickets aan een loket hebt gekocht, dan dien je een door ons opgesteld declaratieformulier in te vullen en mee te sturen. Klik hier voor dit formulier. Pinbonnen worden niet in behandeling genomen.
  • Wanneer je het declaratieformulier meestuurt, dien je daarnaast ook een foto/screenshot van (een deel van) je gekochte product in te dienen.
    • LET OP: Bij sommige vervoerders (bijv. NS) kan er alleen tijdens daluren gereisd worden met groepstickets. Wil je reizen tijdens de spits? Koop dan losse kaartjes.

Berekening tegemoetkoming

De reiskostenregeling van ProDemos betreft een tegemoetkoming en niet een volledige vergoeding van de reiskosten. Bij de bepaling van de tegemoetkomingstarieven is rekening gehouden met de kosten van het vervoer van en naar ProDemos (retour). De berekening wordt echter gemaakt op basis van de afstand tussen de school en ProDemos (enkele reis in kilometers, volgens de kortste route). ProDemos geeft geen garantie dat de tegemoetkoming volledig dekkend is voor de gemaakte kosten. Die kosten zijn namelijk afhankelijk van bijvoorbeeld het gekozen vervoersbedrijf of de totale duur van het verblijf. De tegemoetkoming kan dus lager uitvallen dan de gemaakte kosten.

  • Het bedrag wordt gebaseerd op het aantal leerlingen dat daadwerkelijk bij ProDemos is geweest en het gehele programma heeft gevolgd, niet het aantal leerlingen dat van tevoren is opgegeven in het reserveringssysteem.
  • De tegemoetkoming is nooit hoger dan de gemaakte kosten.
  • De tegemoetkoming is per groep van 10 tot 50 leerlingen. Daarboven wordt de tegemoetkoming per 50 leerlingen verhoogd. Dus kom je met 75 leerlingen, dan heb je recht op twee keer de tegemoetkoming.
  • Voor de reiskostenregeling geldt een maximumtarief. Hierbij hanteren we een tegemoetkomingsbedrag gebaseerd op het aantal kilometers vanaf het adres van de vestiging van de school tot aan ProDemos, volgens de kortste route. Zie onderstaande tabel:
Afstand tussen schoollocatie en ProDemos
(in kilometers / enkele reis)
Maximale vergoeding
per 50 reizigers
(vanaf 10 deelnemers)
< 15 0
15 < 50 € 310
50 < 100 € 360
100 < 150 € 520
> 150 € 680

Aanvragen

  • Docenten kunnen via het online reserveringssysteem de aanvraag voor de reiskostentegemoetkoming indienen.
  • De tegemoetkoming is vanaf één dag na het bezoek aan ProDemos aan te vragen.
  • Het reserveringssysteem berekent de maximale tegemoetkoming conform bovenstaand overzicht op basis van het aantal leerlingen dat daadwerkelijk het programma heeft gevolgd en de afstand tussen de schoollocatie en ProDemos, volgens de kortste route (in kilometers / enkele reis).
  • De berekende tegemoetkoming zal nooit het factuurbedrag overschrijden.
  • Busvervoer: de aanvraag wordt alleen in behandeling genomen op basis van de originele factuur van de vervoersmaatschappij. Deze moet digitaal geüpload worden. Een scan of foto van de originele factuur volstaat. Vraag dus een digitale factuur (pdf) aan bij de vervoerder of maak zelf een scan of foto van de factuur.
  • Openbaar vervoer: de aanvraag wordt alleen in behandeling genomen op basis van de originele factuur van de vervoersmaatschappij OF (indien je geen factuur hebt) een ingevuld declaratieformulier. Klik hier voor dit formulier. Het desbetreffende document moet digitaal geüpload worden.
    • LET OP: dien je een ingevuld declaratieformulier in? Zorg dan dat je ook een screenshot of foto indient van (een deel van) je tickets.
  • De vergoeding wordt alleen overgemaakt naar een bankrekening op naam van de desbetreffende school.
  • Via het reserveringssysteem kunnen de docenten ook een unieke aanvraaglink ontvangen om door te sturen naar de financiële administratie van de school, zodat deze de aanvraag kan indienen

>> Reiskostenregeling versie 1 december 2022 <<