Vacature: Medewerker personeelsadministratie

Voor ons HR-team zijn we op zoek naar een enthousiaste

medewerker personeelsadministratie
24-32 uur
Standplaats: Den Haag

Wil jij bijdragen aan een goed georganiseerde personeelsadministratie én een rol spelen in onze werving & selectie? Ben je secuur en heb je oog voor detail? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Even voorstellen

ProDemos is het ‘Huis voor democratie en rechtsstaat’. Wij leggen uit wat de spelregels zijn van de democratie en de rechtsstaat en laten zien wat je zelf kunt doen om invloed uit te oefenen – in de gemeente, het waterschap, de provincie, het land en Europa.

Dit doen we bijvoorbeeld met rondleidingen en educatieve programma’s, zowel in politiek Den Haag als op scholen, gemeente- en provinciehuizen en rechtbanken door heel Nederland. Ook maken we lesmateriaal, geven we cursussen over politiek actief worden en maken we in verkiezingstijd de StemWijzer, de grootste stemhulp van Nederland.

De afdeling HR heeft een belangrijke rol voor alle medewerkers die zich hier dagelijks voor inzetten.

Dit wordt jouw team

Je komt te werken binnen een professioneel en hecht HR-team (totaal 5 teamleden) waarin samenwerking, betrouwbaarheid en collegialiteit centraal staan. Binnen het team heeft ieder zijn of haar eigen expertise en zorgen we samen voor een soepele en klantgerichte HR-dienstverlening.

De afdeling wordt regelmatig benaderd door medewerkers en leidinggevenden en fungeert als een zichtbaar en benaderbaar aanspreekpunt binnen de organisatie. We werken nauw samen, ondersteunen elkaar waar nodig en dragen bij aan een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Dit ga je doen

Als medewerker personeelsadministratie ben jij samen met de senior HR-administrateur onmisbaar in het soepel laten verlopen van de administratieve HR-processen. Je werkt nauw samen met HR-adviseurs en collega’s van andere afdelingen en zorgt ervoor dat alle personeelsgegevens kloppen en processen goed zijn vastgelegd. Daarnaast ondersteun je administratief bij het werving- en selectieproces en kan er een beroep op je worden gedaan voor deelname aan diverse werkgroepen binnen ProDemos.

Dit zijn je belangrijkste taken:

  • Verwerken van in-, door- en uitstroommutaties in ons HR-systeem;
  • Opstellen van arbeidsovereenkomsten, brieven en andere personeelsdocumenten;
  • Genereren van o.a. mutatie-, verzuim- en kwartaalrapportages;
  • Administratieve ondersteuning bij vacatures: van vacatureplaatsing tot het plannen van gesprekken, met een grote rol hierin bij de organisatie van de selectiedagen voor nieuwe begeleiders;
  • Zorgdragen voor een correcte administratieve afhandeling van het werving- en selectieproces;
  • Bijhouden en beheren van digitale personeelsdossiers;
  • Ondersteunen van leidinggevenden bij vragen over HR-processen en personele gegevens;
  • Beheren van de HR-inbox en het beantwoorden of doorzetten van alle vragen die hier binnenkomen;
  • Signaleren van verbetermogelijkheden in processen.

Wie ben jij?

  • Je beschikt over minimaal MBO+-werk- en -denkniveau. Je opleiding ligt bij voorkeur op het gebied van administratie/personeelszaken.
  • Je hebt enkele jaren ervaring in (HR-)administratie, bij voorkeur met werving en selectie.
  • Je hebt een goed probleemoplossend vermogen.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en bent een echte teamspeler.
  • Je bent kwaliteitsgericht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en situaties.
  • Je hebt affiniteit met het thema diversiteit.
  • Je bent nauwkeurig en integer bij het werken met vertrouwelijke gegevens.
  • Je hebt ervaring met verschillende HR-systemen (wij werken met HR2day en HROffice) en Microsoft 365.
  • Je bent beschikbaar voor 24-32 uur per week.

Dit bieden wij?

  • Een leuke baan in een inspirerende omgeving. Je werkt aan iets wat je belangrijk vindt voor onze samenleving en dat geeft immens veel voldoening.
  • Salariëring in schaal 6 van de cao Sociaal Werk, minimaal € 2.829,- en maximaal € 4.140,- bruto op basis van een fulltime dienstverband (36 uur) – inschaling is afhankelijk van je ervaring en kwalificaties.
  • Een individueel keuzebudget (in salaris of vakantie-uren) van circa 16.5 % van het jaarsalaris.
  • Mogelijkheden voor (professionele) ontwikkeling, bijvoorbeeld via het persoonlijk Loopbaanbudget.
  • Een volledige vergoeding van je reiskosten voor woon-werkverkeer op basis van openbaar vervoer 2e klas.
  • Laptop voor zakelijk gebruik.
  • We vormen een hechte organisatie waarbij we elkaar ontmoeten tijdens personeelsuitjes, inspiratie-/kennisdagen en andere gezellige evenementen.
  • Er is mogelijkheid tot hybride werken, wat betekent dat als de werkzaamheden het toelaten en in overleg met je leidinggevende, je de mogelijkheid hebt deels thuis te werken. Dinsdag of donderdag is om en om de vaste teamdag van de afdeling, dan is iedereen van de afdeling HR op kantoor.

Gaan we samen verder?

Bij ProDemos geloven we sterk in de kracht van diversiteit en inclusiviteit. We streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin alle medewerkers zich gewaardeerd voelen, ongeacht hun achtergrond, ervaring of identiteit. Divers samengestelde teams presteren beter en maken het werk leuker.

We hopen dat dit verhaal je enthousiast heeft gemaakt. Wil je meteen solliciteren? Graag! Upload dan je cv en motivatiebrief via onze sollicitatiepagina. Je kunt reageren op deze vacature tot en met 1 juni 2025. Misschien wil je nog iets meer weten over deze functie of twijfel je over je geschiktheid of sommige voorwaarden? Mail dan gerust naar m.cecchi@prodemos.nl, senior HR-administrateur.

We zien uit naar onze kennismaking!

Het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag is een vast onderdeel van onze indiensttredingsprocedure. De kosten daarvan worden vergoed. 

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.