Vacature: managementassistent

Bij ProDemos zijn we voor de directie op zoek naar een:

Managementassistent

24 uur per week, verdeeld over 4 dagen

Waar ga je werken?

Als managementassistent voor de directie ben je een essentiële schakel binnen onze organisatie en val je onder de afdeling Bestuursondersteuning en Financiën. Deze afdeling adviseert de directie over bestuurlijke, bedrijfsmatige en beleidsmatige vraagstukken. Het team coördineert de werkprocessen van de directie en is verantwoordelijk voor o.a. financiën en kwaliteitszorg. Ook onderhoudt het team contact met externe stakeholders. De afdeling bestaat uit een teamhoofd, een financial controller, een business controller, een medewerker financiële administratie, een directiesecretaris, twee beleidsadviseurs en een of meer stagiairs.

Wat ga je doen als managementassistent?

• Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda’s van de directieleden. Dit omvat het plannen van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten en de zorg voor een efficiënte tijdsindeling. Organiseren en plannen is dus helemaal jouw ding.
• Je beheert samen met de directiesecretaris de mailbox van het directiesecretariaat en handelt verzoeken af. Je doet dat zoveel mogelijk zelfstandig, maar vaak ook in overleg met het directielid of bijvoorbeeld met de directiesecretaris.
• Je ondersteunt bij de organisatie van overleggen en bijeenkomsten van zowel de directie als van het team Bestuursondersteuning & Financiën. Denk daarbij aan de planning van zalen of locaties, lunch of catering voor vergaderingen, kennisbijeenkomsten, heisessies en werkbezoeken.
• Verder ondersteun je de directie en het team Bestuursondersteuning & Financiën waar nodig. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van drukwerk en het printen en versturen van stukken. 
• Je bent bij voorkeur 4 dagen op kantoor te vinden, en bent daardoor het vaste gezicht van de afdeling. Eventueel één vaste thuiswerkdag is bespreekbaar.
• Je bent achtervang voor het notuleren van bepaalde overleggen.

Wie ben jij?

• Je beschikt minimaal over een MBO+ werk- en denkniveau en bij voorkeur enkele jaren ervaring als (management) assistent.
• Je bent behulpzaam en dienstverlenend en vindt het leuk om met collega’s mee te denken over de invulling van bijeenkomsten.
• Je bent niet bang om te bellen met mensen die je niet kent en vindt het een uitdaging om voor tien personen een geschikt moment te vinden om bijeen te komen. En weer te verzetten, als dat nodig is.
• Je kunt snel schakelen, plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Je bent een expert met Outlook, Teams en de datumprikker.
• Het organiseren van bijeenkomsten, ook buiten de deur, is voor jou geen enkel probleem.
• Je bent communicatief vaardig en deinst er niet voor terug om op zoek te gaan naar een antwoord dat je nog niet kent.
• Je voelt je op je plek in een dynamische omgeving en kunt je hoofd koel houden onder druk.
• Je gaat strikt vertrouwelijk om met gevoelige informatie en documenten van het management en de organisatie.
• Je vindt het leuk om te werken in een jonge organisatie die volop in ontwikkeling is.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift goed.
• Je bent precies, zodat er geen verwarring ontstaat betreffende de agenda’s.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende baan bij een levendige organisatie die volop in ontwikkeling is en een duidelijke en maatschappelijk relevante missie heeft.
• Een dienstverband voor 24 uur per week, voor de duur van 1 jaar met uitzicht op verlenging bij goed functioneren en ongewijzigde omstandigheden in de organisatie.
• De functie is ingedeeld in het profiel van medewerker beheer en ondersteuning B met een salariëring in schaal 6 van de cao Sociaal Werk, een brutosalaris van minimaal €2.829,- en maximaal € 3.968 (peildatum 1 juli 2024), – op basis van een fulltime dienstverband (36 uur) – inschaling is afhankelijk van je ervaring en functiegerelateerde kwalificaties.
• Een individueel keuzebudget (in salaris of vakantie-uren) van circa 19% van het jaarsalaris.
• Volledige vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer op basis van openbaar vervoer 2e klasse.
• Een laptop en mobiele telefoon voor zakelijk gebruik.
• Mogelijkheden voor (professionele) ontwikkeling, bijvoorbeeld via een persoonlijk loopbaanbudget.
• We vormen een hechte organisatie. Ieder jaar zijn er personeelsuitjes, een inspiratiedag en andere gezellige evenementen.

Wie zijn wij?

ProDemos is het Huis voor democratie en rechtsstaat. Wij leggen uit wat de spelregels zijn van democratie en rechtsstaat en wat je zelf kunt doen om invloed uit te oefenen – in de gemeente, het waterschap, de provincie, het land en Europa.

Dit doen we bijvoorbeeld met rondleidingen en educatieve programma’s, zowel in politiek Den Haag als op scholen, gemeente- en provinciehuizen en rechtbanken door heel Nederland. Ook maken we lesmateriaal, geven we cursussen over politiek actief worden en maken we in verkiezingstijd de StemWijzer, de grootste stemhulp van Nederland.

Bij ProDemos vinden we dat de democratie en de rechtsstaat voor iedereen toegankelijk moeten zijn. We streven er dan ook naar zoveel mogelijk verschillende mensen te bereiken met onze programma’s, waarbij interactiviteit, gelijkwaardigheid en onpartijdigheid onze uitgangspunten zijn.

Gaan we samen verder?

Bij ProDemos geloven we sterk in de kracht van diversiteit en inclusiviteit. We streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin alle medewerkers zich gewaardeerd voelen, ongeacht hun achtergrond, ervaring of identiteit. Divers samengestelde teams presteren beter en maken het werk leuker.

We hopen dat je enthousiast bent geworden. Wil je meteen solliciteren? Graag! Reageren kan tot en met 7 juli 2024 door je cv en motivatie of een filmpje te uploaden via onze sollicitatiepagina. Voor ons is het belangrijk dat je laat zien wie je bent en dat je kunt uitleggen waarom jij geschikt bent voor deze functie. Je sollicitatie is goed aangekomen als je een automatische bevestiging hebt ontvangen. Voor deze vacature werven gelijktijdig intern en extern.

Misschien wil je nog iets meer weten over deze functie of twijfel je over je geschiktheid of sommige voorwaarden? Mail dan gerust naar Yvonne Gispen (y.gispen@prodemos.nl). We zien uit naar een kennismaking!

Het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een vast onderdeel bij onze indiensttredingsprocedure.

Vinden wij voor de reactietermijn al het juiste talent? Dan sluiten wij de vacature eerder.