Privacy- en cookieverklaring

ProDemos houdt zich aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we in ons reserveringssysteem allemaal doen met informatie die we over u te weten komen.

Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met ProDemos.

In kaart brengen websitebezoek

ProDemos gebruikt functionele en analytische cookies. Lees daarvoor ons cookiestatement voor alle ProDemoswebsites (behalve die van de StemWijzer). ProDemos maakt gebruik van hostingdiensten van derden waar we een verwerkersovereenkomst mee hebben.

Onze accounts

Voor veel van onze diensten vragen wij van u om een account aan te maken in ons reserveringssysteem. Voor dat account moet u informatie over uzelf opgeven en een gebruikersnaam kiezen. U kunt daarna inloggen met die gebruikersnaam en een zelfgekozen wachtwoord. Wij bewaren deze informatie zodat u ze niet steeds opnieuw in hoeft te vullen en zodat we u makkelijker kunnen benaderen als dat nodig is voor de dienst die u heeft aangevraagd. U kunt de informatie in uw account zelf aanpassen. Wij vragen voor het account voor docenten andere informatie dan voor de andere accounts.

  • Gewoon account
    Voor bestellingen via de webwinkel, aankopen van online tickets bij het bezoekerscentrum en aanmeldingen voor bijeenkomsten van ProDemos (en eventuele partners) kunt u een account aanmaken. Hiervoor gebruiken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, en adres, en we willen graag weten hoe u ons heeft gevonden.
  • Account voor docenten
    Met een docentenaccount kunt u daarnaast ook educatieve programma’s aanvragen, lesmateriaal bestellen en u aanmelden voor bijeenkomsten zoals de Docentendag Maatschappijleer. Hiervoor gebruiken wij uw naam, e-mailadres, geslacht, telefoonnummer(s) en gegevens over de school waar uw werkzaam bent. Dit hebben wij nodig zodat onze begeleiders het programma op uw school kunnen uitvoeren, en/of u een programma bij ons kunt volgen (of bij een van de instanties waarmee we samenwerken, zoals de Tweede Kamer), en we hebben het ook nodig wanneer u lesmateriaal wilt bestellen.

Aanvragen in behandeling nemen

Wanneer u bij ons een aanvraag doet, gebruiken wij uw persoonsgegevens om deze netjes in behandeling te kunnen nemen. Hiervoor gebruiken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.

Aanvraaggegevens van docenten zijn zichtbaar voor docenten van dezelfde school die ook een account hebben bij ProDemos. Bij ziekte of andere verhindering van de aanvragende docent kan een vervangende collega-docent zich daardoor makkelijk op de hoogte stellen van de lopende aanvraag bij ProDemos. Dit is van belang omdat ProDemos bij een te late annulering of bij ‘no show’ de onkosten in rekening brengt bij de school.

Bij sommige programma’s hebben we meer gegevens nodig. Hieronder kunt u per aanvraag vinden welke extra gegevens wij nodig hebben en wat wij daarmee doen.

  • Aanvraag programma Binnenhof voor scholen
    Instanties zoals de Eerste- en Tweede Kamer en Madurodam eisen van ons dat wij ten behoeve van hun beveiliging leerlingenlijsten van bezoekende klassen kunnen overhandigen. Ze vragen ons doorgaans alleen om deze lijsten daadwerkelijk door te geven wanneer daar aanleiding voor is. We verwijderen de namenlijsten binnen een week nadat het bezoek heeft plaatsgevonden.Indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om kosteloos dag- en weekbladen te ontvangen ter voorbereiding op uw bezoek, dan sturen wij uw e-mailadres door naar onze partner Nieuws in de klas. Wij vragen hiervoor voorafgaand uw toestemming. U ontvangt dan een bericht van hen waarin staat hoe u de bestelling zelf kunt aanvragen.Indien u het volgen van een programma wilt combineren met een bezoek aan het Humanity House, Museum de Gevangenpoort of het Mauritshuis delen wij uw gegevens met de desbetreffende organisaties. Wij vragen hiervoor voorafgaand uw toestemming. De organisaties nemen dan contact met u op.Indien u een bezoek aan de Ridderzaal online heeft geboekt en betaald, krijgen wij informatie over uw betaling van uw bank of creditcardmaatschappij.
  • Aanvraag programma op locatie (Bezoek@Provincie, gastles/rechtbank/gemeente)
    Als u een programma heeft geboekt op een locatie van  een van onze partners zoals rechtbanken, gemeenten en provincies dan verschaffen wij hen inzicht in uw gegevens om toegang tot de gebouwen te krijgen.Als u gebruik maakt van het busvervoer om uw schoolklas te vervoeren naar Fort de Bilt dan geven wij uw persoonsgegevens (naam, telefoonnummer, groepsgrootte en ophaaladres) aan de busvervoerder om uw schoolklas op het gewenste moment op te halen en terug te brengen.

Beeldmateriaal

Indien ProDemos foto’s en/of video’s maakt van bijeenkomsten, gastlessen, educatieve programma’s etc., of wanneer derden dat doen in opdracht van ProDemos, vragen wij u hiervoor voorafgaand toestemming. ProDemos werkt alleen met fotografen en mediaproducenten die met ProDemos een verwerkersovereenkomst hebben.

Delen van gegevens

  • Programmaonderdelen
    Indien bij programmaonderdelen, bijvoorbeeld het DemocratieLab, er voor deelnemers de mogelijkheid is om persoonsgegevens in te voeren, worden de deelnemers van te voren geïnformeerd over wat er met de persoonsgegevens gebeurt.
  • Programma Op Maat
    Indien u een programma Op Maat van ons krijgt, verwerken wij uw gegevens om het programma uit te kunnen voeren, om de factuur naar u te versturen en wordt u opgenomen in ons klantenbestand. Indien het programma een bezoek bevat aan een van onze partners (zoals de Tweede Kamer) kan het zijn dat wij gegevens met deze partner(s) delen, zoals een lijst met namen van de deelnemers, om toegang tot de gebouwen te krijgen.
  • Bestelling webwinkel en Bezoekerscentrum
    Als u iets bij ons bestelt, krijgen wij informatie over uw betaling van uw bank of creditcardmaatschappij. Wij delen u uw persoonsgegevens met onze bezorgdienst om de bestelling bij u te laten bezorgen.
  • Gegevens delen bij bijeenkomsten
    Bij sommige bijeenkomsten moeten wij vanwege veiligheidsredenen uw gegevens delen met de organisatie waar de spreker werkzaam is of met de locatie waar de bijeenkomst plaatsvindt.
  • Wetenschappelijk en statistisch onderzoek
    ProDemos vindt het belangrijk om te kijken naar de effectiviteit van onze programma’s en vindt het belangrijk om verzoeken van derden voor wetenschappelijk onderzoek naar onze data indien mogelijk te faciliteren. ProDemos verstrekt aan derden alleen geanonimiseerde gegevens die gebruikt worden voor wetenschappelijk of statistisch onderzoek. ProDemos maakt afspraken met de ontvangende partijen over de voorwaarden van verwerking van deze gegevens.
  • Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen
    Met uitzondering van de hierboven genoemde partners, delen wij uw persoonsgegevens niet zonder uw voorafgaande toestemming aan andere bedrijven of instellingen, behalve wanneer wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Bewaartermijnen

Wij bewaren de informatie tot u zelf uw (docenten)account opheft of wanneer u langer dan vijf jaar niet hebt ingelogd. Wij bewaren uw aanvraaghistorie zodat u makkelijk kunt terugkijken wat u heeft aangevraagd. Voor bestellingen van de webshop zijn wij verplicht deze zeven jaar te bewaren. Als uw account is opgeheven verwijderen wij u uw persoonsgegevens en pseudonimiseren wij uw aanvraaghistorie. Wij bewaren de afname van onze programma’s, producten en diensten om goed in beeld te krijgen hoe wij onze doelgroepen bereiken.

Nieuwsbrief

U kunt zich abonneren op een of meerdere van onze nieuwsbrieven. Wij hebben de volgende nieuwsbrieven:

  • Digitale nieuwsbrief (10 x per jaar, voor geïnteresseerden in ons werkterrein)
  • Papieren nieuwsbrief (5x per jaar, voor geïnteresseerden in ons werkterrein)
  • Activiteitenladder (maandelijks overzicht van onze debatten, lezingen en evenementen)
  • Educatienieuwsbrief (12 x per jaar, voor docenten)
  • Nieuwsbrief Op Locatie (4 x per jaar, voor gemeenten en provincies)
  • Onderwijskrant Actueel (ca. 6 x per jaar, lesmateriaal voor voortgezet onderwijs)
  • Politiek in Praktijk (ca. 6 x per jaar, lesmateriaal voor praktijkscholen)
  • Aan de slag met (ca. 6 x per jaar, lesmateriaal voor het basisonderwijs)

Daarnaast sturen wij incidenteel aankondigingen, bijvoorbeeld wanneer de inschrijving start voor het nieuwe seizoen van ProDemos Binnenhof voor Scholen, of over wanneer we een nieuw aanbod hebben dat aansluit bij uw eerdere boekingen.

Abonnementen op onze nieuwsbrieven kunt u op ieder moment opzeggen; iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Uw e-mailadres wordt alleen met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Voor betalende klanten werken wij met een zogenaamd opt-out regime; voor anderen een opt-in regime. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt.

Beveiliging

ProDemos neemt technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die worden verwerkt te beveiligen.

Functionaris voor gegevensbescherming

ProDemos heeft een functionaris voor gegevensbescherming. Deze persoon is verantwoordelijk voor de manier waarop ProDemos met privacy omgaat. Onze functionaris voor gegevensbescherming heet David Muntslag en is bereikbaar per e-mail op privacy@prodemos.nl en per telefoon op 070-7570268.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer ons reserveringssysteem wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens

De meeste gegevens die wij van u hebben kunt u inzien als u inlogt met uw account. Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen via privacy@prodemos.nl.

U hebt de volgende rechten:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
  • inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
  • het laten corrigeren van fouten
  • het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
  • intrekken van toestemming
  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Gebruik daarvoor het e-mailadres dat bij uw account staat geregistreerd. Het kan zijn dat we aanvullende informatie van u vragen ter verificatie van uw identiteit zoals kopie van uw identiteitsbewijs met uw pasfoto en burgerservicenummer (BSN) zwart gemaakt.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

ProDemos
Hofweg 1H
2511 AA Den Haag
info@prodemos.nl
070-7570200