Huis voor democratie en rechtsstaat

Privacyverklaring voor online educatieve programma’s (mei 2020)

ProDemos houdt zich aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke informatie we verzamelen en hoe we deze gebruiken. Deze verklaring is alleen van toepassing op onze online educatieve programma’s via jitsi.prodemos.nl.

Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met ProDemos.

De privacyverklaring met betrekking tot ons reserveringssysteem leest u hier.


Informatie die we van u nodig hebben om het online educatieve programma uit te voeren  


We verwerken alleen die persoonlijke informatie die nodig is om de videoconferentie te laten werken, om technische problemen te kunnen debuggen en periodiek rapporten te maken hoeveel oproepen met hoeveel mensen er zijn gemaakt met behulp van deze service. Het gaat om de volgende informatie:

  • Uw IP-adres en het IP-adres van de mensen die ook het online educatieve programma volgen. Dit wordt verwerkt om het gesprek mogelijk te maken. Deze gegevens worden twee weken in onze technische logs bewaard, waarna ze worden verwijderd.
  • De naam die u aan de vergadering geeft wordt gedurende twee weken verwerkt en opgeslagen in onze technische logboeken, waarna deze wordt verwijderd. Voor webservers logging is dat maximaal 14 dagen.
  • De microfoonaudio en (webcam)video worden verwerkt om het gesprek mogelijk te maken. ProDemos maakt geen opnames van de online educatieve programma’s. Audio en video worden dus niet op onze server opgeslagen, maar alleen doorgegeven aan de mensen met wie u het online educatieve programma volgt. U wordt niet verplicht om de webcam/camera aan te zetten.  Voor videoconferenties worden de technieken Jicofo gebruikt (bewaartermijn van 7 dagen) en JVB (bewaartermijn van maximaal 24 uur).
  • De weergavenaam die u in uw profiel instelt wordt verwerkt en verzonden naar de mensen met wie u het online educatieve programma volgt. Als het programma is afgelopen wordt deze verwijderd. De weergavenaam wordt niet opgeslagen op onze server.
  • Een cookie wordt bewaard in de browser van uw eigen computer. Deze wordt gebruikt om uw profiel en belgeschiedenis op te slaan en niet voor tracking. Omdat de cookie is opgeslagen op uw eigen computer, kunt u zelf bepalen wanneer u deze wil verwijderen.

Waar slaan we uw informatie op?

We slaan zo min mogelijk informatie op. De informatie die we moeten opslaan, slaan we op op onze eigen servers die in Nederland staan. We maken geen gebruik van servers van derden.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

Wij maken voor onze online educatieve programma’s gebruik van de applicatie Jitsi Meet. Deze applicatie scoort goed bij de Autoriteit Persoonsgegevens en Bits of Freedom. Lees hier de privacyverklaring en overeenkomst voor gebruikers van Jitsi.

Met uitzondering van de partijen die nodig zijn om de hierboven genoemde diensten te leveren, geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Hiervoor hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen:

  • We verzamelen zo min mogelijk gegevens.
  • We hosten de gegevens op onze eigen servers.
  • Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen een vergadering aanmaken.

Veiligheid is niet alleen een kwestie van techniek, daarom maken we ook afspraken met de aanvrager (doorgaans de docent) om het online educatieve programma zo veilig mogelijk te maken. Daarnaast geven we werkinstructies aan onze begeleiders om het programma zo veilig mogelijk te maken.

Functionaris voor gegevensbescherming

ProDemos heeft een zogeheten functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze organisatie. Onze functionaris voor gegevensbescherming is David Muntslag. Hij is bereikbaar per e-mail: privacy@prodemos.nl en per telefoon voor al uw vragen en verzoeken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze dienst wijzigt, moeten wij ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er een nieuwe versie is.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

  • Het krijgen van uitleg over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen.
  • Het krijgen van inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben.
  • Het laten corrigeren van fouten.
  • Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens.
  • Het intrekken van toestemming.
  • Een bepaalde verwerking beperken.
  • Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. In principe voldoen we binnen 30 dagen aan uw verzoek. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Klacht indienen

Als u een klacht in wil dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen naar privacy@prodemos.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met je.

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

ProDemos
Hofweg 1H
2511 AA Den Haag
E-mailadres: privacy@prodemos.nl
Telefoon: 070-7570200

KvK nummer: 50938053

Vragen

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonlijke informatie en/of uw informatie van de server wilt laten verwijderen, neem dan contact op met de ict@prodemos.nl